Integritetspolicy

C/O City är en förening som driver frågor rörande urbana ekosystemtjänster, utvecklar verktyg, metoder och riktlinjer för urbana ekosystemtjänster, erbjuder utbildningar, seminarier och konferenser samt nätverkande i dessa frågor. Vi är partipolitiskt och religiöst obundna och vi bedriver verksamhet i hela Sverige. C/O City är en ideell förening grundad med företag, kommuner, universitet och organisationer som medlemmar, och deras demokratiska inflytande avspeglar sig på den verksamhet som vi erbjuder.

För att kunna bedriva vår verksamhet måste vi samla och behandla personuppgifter. Syftet med denna policy är att förklara vilka uppgifter vi samlar in och hur vi använder dessa, samt vilka rättigheter du har som registrerad deltagare i vår verksamhet.

Vem ansvarar för hanteringen av dina uppgifter?

C/O City är personuppgiftsansvarig för behandling av de personuppgifter som du delar med oss och vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s dataskyddsförordning GDPR (EU 2016/679).

C/O City är ytterst anordnare av all verksamhet inom C/O City, vilket betyder att vi också är ansvariga för behandling av personuppgifter insamlade i samband med verksamhet som genomförts med någon av våra samverkansparter, exempelvis med någon av våra medlems- eller samarbetsorganisationer, om anmälan går via C/O City. Samma regler gäller som vid verksamhet där endast C/O City är arrangör.

Laglig grund

Dataskyddsförordningen föreskriver att all behandling av personuppgifter måste ha ett tydligt ändamål och ska vila på laglig grund. Vi kan ha samarbete med offentlig sektor och är verksamhet som omfattas av kommun-, landstingsfullmäktiges eller riksdagsbeslut anses som en uppgift av allmänt intresse. I de fall du anmäler dig till en utbildning/ett arrangemang hos oss ingår du ett avtal, vilket gör att vi även kan behandla dina personuppgifter utifrån den lagliga grunden avtal.

Verksamhetsadministration

C/O City behandlar personuppgifter för att administrera medlemskap i föreningen samt för utbildning, seminarier, konferenser och att kommunicera med registrerade deltagare. Denna behandling sker med stöd av den rättsliga grunden avtal.

Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till C/O City. Om du väljer att inte lämna dina personuppgifter kan följden bli att du inte kan delta i verksamheten.

Tillgodose förordningskrav och krav från bidragsgivare

Vi spar uppgifterna så länge du är medlem och därefter så länge vi är rapporteringsskyldiga för t ex stöd. Vi kan komma att dela dina uppgifter med anslagsgivande myndigheter, försäkringsbolag eller motsvarande.

Vi publicerar och arkiverar också vissa personuppgifter i diskussionsforum och annan dokumentation från föreningens verksamhet, som längst till föreningens upplösning.

Vilka uppgifter samlar vi in om dig?

Vi behandlar och lagrar uppgifter du själv lämnar till oss när du ansöker om medlemskap för din organisation (företag, förvaltning, kommun, landsting, myndighet, förening eller annan organisation) respektive registrerar dig för deltagande i verksamhet, exempelvis till en konferens, en utbildning eller för att delta i något annat av våra arrangemang.

Registrering kan bland annat ske via föranmälan i våra webbformulär, via telefon eller i samband med en verksamhet som du närvarar vid. Vi kan även komma att hämta data från andra källor, t.ex. publikt tillgängliga personregister som SPAR, samt register som används för kreditbedömning.

Våra webbsidor använder cookies och liknande tekniker som samlar in information från din webbläsare. När du besöker cocity.se eller annan C/O City-administrerad hemsida behandlar vi uppgifter om webbläsarinställningar och teknisk information om din enhet samt användargenererade data, exempelvis klick och besökshistorik.

Vad använder vi uppgifterna till?

Uppgifterna används för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig, administrera ditt kursdeltagande, ge dig god service samt för direkta marknadsföringsändamål kopplat till vår verksamhet.

Det senare kan du när som helst välja att avsäga dig

C/O City behandlar endast känsliga personuppgifter när detta är nödvändigt för verksamhetens genomförande och när det är en förutsättning för bidrag från offentlig sektor.

Här nedan hittar du en översikt över vilka uppgifter vi sparar och på vilken laglig grund vi gör det. 

Lagringstid

Som huvudregel sparas personuppgifter för de medlemskap och ändamål som angetts ovan under det verksamhetsår en registrerad deltar i C/O City verksamhet och i upp till 24 månader därefter. Uppgifter om medlemskap kommer att finnas kvar, men personliga uppgifter tas bort när de inte är aktuella.

C/O City kan dock komma att spara vissa personuppgifter längre på beslut, begäran eller riktlinjer från författning eller myndighet. Det kan exempelvis gälla krav på att under viss tid i efterhand kunna följa upp, utvärdera och kvalitetsgranska C/O Citys verksamhet.

C/O City kan även bli skyldig att lagra närvarolistor och rapporter, vilka innehåller personuppgifter i sju år enligt bokföringslagen (1999:1078).

C/O City raderar eller anonymiserar personuppgifter som det inte längre finns någon rättslig grund att behandla.

Vem behandlar uppgifterna?

C/O City lämnar inte ut dina uppgifter till tredje part utom här i policyn nämnda fall. Vi säljer ej heller dina uppgifter utan ditt medgivande.

Uppgifter behandlas dock av så kallade personuppgiftsbiträden, företag som C/O City samarbetar med avseende IT-drift, analys, tryck, distribution och marknadsföring. Dessa parter får dock inte använda uppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänster de anlitas för och enbart på de villkor som C/O City anger.

Vi kan också bli skyldiga att, på begäran enligt lag eller myndighetsbeslut, lämna ut data som följer av beslutet – till exempel till polisen eller annan myndighet.

Hur skyddar vi dina uppgifter?

Självfallet lägger vi stor vikt vid säker hantering av dina uppgifter. Vi använder oss av lämpliga fysiska, tekniska och administrativa procedurer till att förvalta uppgifterna vi samlar in på ett säkert sätt.

Särskild uppmärksamhet ägnas åt informationssäkerhet för att förebygga, förhindra och upptäcka att data sprids till utomstående eller går förlorade.

Åtkomst till personuppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Behandling av data loggas och kontrolleras systematiskt. Vi arbetar kontinuerligt med bekämpning av spam och virus.

Dina rättigheter

Registerutdrag

Du kan kostnadsfritt begära ett registerutdrag där det framgår vilka uppgifter vi har sparade om dig. C/O City kommer att besvara din förfrågan utan onödigt dröjsmål, dock senast inom en månad.

Efter att vi säkerställt din identitet kommer registerutdraget att sändas till din organisations kontaktadress.

Begäran om registerutdrag lämnas till C/O City, se kontaktuppgifter.

Rättelse och radering

C/O City har ansvar att se till att data vi behandlar om dig är korrekt. Om du upptäcker att dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga, irrelevanta eller har samlats in på olaglig grund, kan du begära att få dem rättade eller raderade.

Vi kan dock inte radera dina uppgifter om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis ovan nämnda bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel obetalda skulder, eller att bearbetningen är nödvändig för uppfyllandet av avtalet.

Sådan begäran skickas till C/O City, se kontaktuppgifter.

Rätt att begränsa behandlingen

Du kan när som helst invända mot att uppgifterna används för direkta marknadsföringsändamål. Generellt har du alltid rätt att invända mot behandling som baseras på intresseavvägning eller samtycke.

Dataportabilitet

Du har rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportering). En förutsättning är att behandlingen kan ske automatiserat och att det är tekniskt möjligt.

Tillsynsmyndighet

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av dataskyddsförordningen GDPR i Sverige. Om du anser att C/O City hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen, se kontaktuppgifter nedan.

Klagomål

Om du anser att data behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

 

Kontaktuppgifter till Datainspektionen

Telefon: 08-657 61 00

E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

Postadress: Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm

 

Kontaktuppgifter till C/O City

E-post: gdpr@cocity.se

Alternativt om du vill ringa så kontakta medlemsansvarig styrelsemedlem.